115088, г. Москва, ул. Шарикоподшипниковская, д 20. | м. Дубровка
+ 7(495) 228-09-78 info@lsmonolit.ru Не дозвонились?

Организация документооборота

Организация документооборота

в том числе система электронного документооборота в бухгалтерии и отдельных подразделениях:
 

- План – график;
- Составление графика документооборота;
- Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета;
- Альбом форм первичной учетной документации, по которым не предусмотрены типовые формы;
- Положение о порядке текущего и архивирования документов;
- Организация порядка хранения и уничтожения документов;
- Уничтожение бухгалтерских документов.

 

Документооборот*

- это движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятия, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком.

Документооборот может быть:

  1. Входящим (документы поступают от других организаций);
  2. Исходящим (документы предназначены для внешних пользователей);
  3. Внутреннего назначения (документы предназначены для собственных нужд).

 

Система управления документооборотом осуществляется следующим образом:

  1. Разрабатывается положение о бухгалтерской службе;
  2. Составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;
  3. Составляется график документооборота в организации (назначение графика – осуществление контроля за составлением и сроками прохождения первичных документов между отдельными структурными подразделениями и передачей их в бухгалтерию);
  4. Создаются технологии обработки учетной информации;
  5. Разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;
  6. Проводятся экспертиза документов с точки зрения их ценности и подготовка к длительному хранению.

План – график

распределения обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственными за правильность оформления и своевременность представления необходимой информации. План – график распределения обязанностей по выполнению учетных работ утверждается руководителем организации и представляет собой элемент учетной политики.

Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета*

 

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете в РФ» от 21.11.1996г. №129-ФЗ и Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997г. N835 "О первичных учетных документах" Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичных учетных документов. Унифицированные формы обязательны к применению всеми организациями, кроме форм по учету кассовых операций, допускается вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Форматы бухгалтерских бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бухгалтерских бланков на основе унифицированных форм первичных учетных документов допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Для субъектов малого предпринимательства типовые формы документов утверждены Приказом Минфина №64н от 21.12.1998г. «О типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства»

 

Унифицированные формы учетных документов подразделяются и бывают:

 

  1. По учету основных средств и нематериальных активов:

    1. Акт о приеме – передачи ОС (Форма №ОС-1);
    2. Акт о списании объекта ОС (Форма №ОС-4);
    3. Инвентарная карточка учета объекта ОС (Форма №ОС-6);
    4. Карточка учета НМА (Форма №НМА-1)
  2. По расчетам с покупателями:

    1. Товарная накладная (Форма Торг-12);
    2. Акт сдачи – приемки работ или услуг;
    3. Счет – фактура;
    4. Книга покупок и продаж.
  3. Складские бланки и формы по учету товаров и материалов:

    1. Товарный отчет (Форма ТОРГ-29);
    2. Приходная накладная;
    3. Карточка учета материалов (Форма М-17);
    4. Требование – накладная (Форма М-11).
  4. По учету денежных средств в банке и кассе:

    1. Платежное поручение;
    2. Приходный кассовый ордер;
    3. Расходный кассовый ордер;
    4. Авансовый отчет;
    5. Кассовая книга и отчет кассира;
  5. Унифицированные форма кадровых документов:

    1. Приказ о приеме на работу (Форма №Т-1);
    2. Приказ о приеме на работу (Форма№Т-1а);
    3. Личная карточка сотрудника (Форма №Т-2);
    4. Личная карточка госслужащего (Форма №Т-2ГС(МС));
    5. Штатное расписание Форма Т-3);
    6. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Форма №Т-5)
    7. Приказ о предоставлении стандартных вычетов (Форма №Т-6)
    8. График отпусков (Форма №Т-7)
    9. Табель учета рабочего времени (Форма №Т-13)
    10. Записка расчет предоставления отпуска (Форма Т-60)
    11. Записка – расчет при увольнении (Форма Т-61)
  6. Унифицированные формы по учету заработной платы:

    1. Справка о доходах (Форма 2-НДФЛ);
    2. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Форма Т-12);
    3. Табель учета рабочего времени (Форма Т-13);
    4. Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49);
    5. Расчетная ведомость (Форма Т-51);
    6. Платежная ведомость (Форма Т-53);
    7. Расчетный листок.
  7. По проведению инвентаризации:

    1. Инвентаризационная опись основных средств (Форма №ИНВ-1);
    2. Инвентаризационная опись нематериальных активов (Форма №ИНВ-1а);
    3. Инвентаризационный ярлык (Форма №ИНВ-2);
    4. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (Форма №ИНВ-3);
    5. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (Форма №ИНВ-4);
    6. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (Форма №ИНВ-5);
    7. Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (Форма №ИНВ-6);
    8. Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (Форма №ИНВ-8);
    9. Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (Форма №ИНВ-8а);
    10. Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (Форма №ИНВ-9);
    11. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (Форма №ИНВ-10);
    12. Акт инвентаризации расходов будущих периодов (Форма №ИНВ-11);
    13. Акт инвентаризации наличных денежных средств (Форма №ИНВ-15);
    14. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Форма №ИНВ-16);
    15. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Форма №ИНВ-17);
    16. Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к форме №ИНВ-17);
    17. Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (Форма №ИНВ-18);
    18. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (Форма №ИНВ-19);
    19. Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (Форма №ИНВ-22);
    20. Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (Форма №ИНВ-23);
    21. Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (Форма №ИНВ-24);
    22. Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (Форма №ИНВ-25);
    23. Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (Форма №ИНВ-27).

График документооборота*

- важнейший организационный регламент, обеспечивающий создание стройной системы бухгалтерского учета в организации. График документооборота является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета. В идеале графики документооборота должны выглядеть следующим образом: