- План – график;
- Составление графика документооборота;
- Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета;
- Альбом форм первичной учетной документации, по которым не предусмотрены типовые формы;
- Положение о порядке текущего и архивирования документов;
- Организация порядка хранения и уничтожения документов;
- Уничтожение бухгалтерских документов.

Документооборот*

- это движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятия, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком.

Документооборот может быть:

1. Входящим (документы поступают от других организаций);
2. Исходящим (документы предназначены для внешних пользователей);
3. Внутреннего назначения (документы предназначены для собственных нужд).

Система управления документооборотом осуществляется следующим образом:

1. Разрабатывается положение о бухгалтерской службе;
2. Составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;
3. Составляется график документооборота в организации (назначение графика – осуществление контроля за составлением и сроками прохождения первичных документов между отдельными структурными подразделениями и передачей их в бухгалтерию);
4. Создаются технологии обработки учетной информации;
5. Разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;
6. Проводятся экспертиза документов с точки зрения их ценности и подготовка к длительному хранению.

План – график

распределения обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственными за правильность оформления и своевременность представления необходимой информации. План – график распределения обязанностей по выполнению учетных работ утверждается руководителем организации и представляет собой элемент учетной политики.

Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета*

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете в РФ» от 21.11.1996г. №129-ФЗ и Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997г. N835 "О первичных учетных документах" Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичных учетных документов. Унифицированные формы обязательны к применению всеми организациями, кроме форм по учету кассовых операций, допускается вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Форматы бухгалтерских бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бухгалтерских бланков на основе унифицированных форм первичных учетных документов допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Для субъектов малого предпринимательства типовые формы документов утверждены Приказом Минфина №64н от 21.12.1998г. «О типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства»

Унифицированные формы учетных документов подразделяются и бывают:

1. По учету основных средств и нематериальных активов:

   1. Акт о приеме – передачи ОС (Форма №ОС-1);
   2. Акт о списании объекта ОС (Форма №ОС-4);
   3. Инвентарная карточка учета объекта ОС (Форма №ОС-6);
   4. Карточка учета НМА (Форма №НМА-1)

2. По расчетам с покупателями:

   1. Товарная накладная (Форма Торг-12);
   2. Акт сдачи – приемки работ или услуг;
   3. Счет – фактура;
   4. Книга покупок и продаж.

3. Складские бланки и формы по учету товаров и материалов:

   1. Товарный отчет (Форма ТОРГ-29);
   2. Приходная накладная;
   3. Карточка учета материалов (Форма М-17);
   4. Требование – накладная (Форма М-11).

4. По учету денежных средств в банке и кассе:

   1. Платежное поручение;
   2. Приходный кассовый ордер;
   3. Расходный кассовый ордер;
   4. Авансовый отчет;
   5. Кассовая книга и отчет кассира;

5. Унифицированные форма кадровых документов:

   1. Приказ о приеме на работу (Форма №Т-1);
   2. Приказ о приеме на работу (Форма№Т-1а);
   3. Личная карточка сотрудника (Форма №Т-2);
   4. Личная карточка госслужащего (Форма №Т-2ГС(МС));
   5. Штатное расписание Форма Т-3);
   6. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Форма №Т-5)
   7. Приказ о предоставлении стандартных вычетов (Форма №Т-6)
   8. График отпусков (Форма №Т-7)
   9. Табель учета рабочего времени (Форма №Т-13)
   10. Записка расчет предоставления отпуска (Форма Т-60)
   11. Записка – расчет при увольнении (Форма Т-61)

6. Унифицированные формы по учету заработной платы:

   1. Справка о доходах (Форма 2-НДФЛ);
   2. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Форма Т-12);
   3. Табель учета рабочего времени (Форма Т-13);
   4. Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49);
   5. Расчетная ведомость (Форма Т-51);
   6. Платежная ведомость (Форма Т-53);
   7. Расчетный листок.

7. По проведению инвентаризации:

   1. Инвентаризационная опись основных средств (Форма №ИНВ-1);
   2. Инвентаризационная опись нематериальных активов (Форма №ИНВ-1а);
   3. Инвентаризационный ярлык (Форма №ИНВ-2);
   4. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (Форма №ИНВ-3);
   5. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (Форма №ИНВ-4);
   6. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (Форма №ИНВ-5);
   7. Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (Форма №ИНВ-6);
   8. Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (Форма №ИНВ-8);
   9. Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (Форма №ИНВ-8а);
   10. Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (Форма №ИНВ-9);
   11. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (Форма №ИНВ-10);
   12. Акт инвентаризации расходов будущих периодов (Форма №ИНВ-11);
   13. Акт инвентаризации наличных денежных средств (Форма №ИНВ-15);
   14. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Форма №ИНВ-16);
   15. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Форма №ИНВ-17);
   16. Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к форме №ИНВ-17);
   17. Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (Форма №ИНВ-18);
   18. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (Форма №ИНВ-19);
   19. Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (Форма №ИНВ-22);
   20. Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (Форма №ИНВ-23);
   21. Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (Форма №ИНВ-24);
   22. Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (Форма №ИНВ-25);
   23. Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (Форма №ИНВ-27).

График документооборота*

- важнейший организационный регламент, обеспечивающий создание стройной системы бухгалтерского учета в организации. График документооборота является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета. В идеале графики документооборота должны выглядеть следующим образом: