Кадровый учет*

представляет собой сопровождение возникших между работником и работодателем трудовых отношений, и оформление большого количества документов, связанных с этим.
Неправильное ведение кадрового учета может привести к серьезным убыткам для компании.

Обязательные документы* подразделяются на:

Локальные нормативные акты
организовывают порядок и условия труда в целом для всех работников компании, разрабатываются работодателем в пределах своей компетенции в соответствии с законами, нормативно-правовыми актами, коллективным договором и соглашением. Их следует разработать до приема сотрудников на работу, на их основе строятся будущие трудовые отношения и кадровый учет.
Среди локальных нормативных актов есть обязательные:
«Правила внутреннего трудового распорядка»
«Положение о защите персональных данных»
«График отпусков»
«Штатное расписание»
«Положение о премировании»
«Положение об оплате труда»
«Положение по охране труда»
и не обязательные:
«Положение о коммерческой тайне»
«Перечень сведений, составляющий коммерческую тайну и служебную тайну».
Со всеми локальными нормативными актами сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

Документы по личному составу
создаются в процессе ведения кадрового учета по каждому сотруднику и содержат сведения о его должности, условиях приема на работу, результатов труда, его оклада и т.д.
Документы состоят из Приказов по трудовой деятельности сотрудника, занесения записей в Личную карточку и Трудовую книжку сотрудника, Журналов, в которых регистрируются все приказы, трудовые книжки, командировки и т.д.

Ответственность*

За нарушение законодательства о труде, охране труда и ведении кадрового учета предусмотрена административная ответственность в виде наложения административного штрафа в соответствии с ст.5.27 КоАП:
- на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности предприятия на срок до 90 суток;
- на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей.

1. Разработку и внедрение локальных нормативных актов:
«Правила внутреннего трудового распорядка»
«График отпусков»
«Штатное расписание»
«Положение об оплате труда»
«Должностные инструкции».

2. Издание приказов:
О приеме;
Об увольнении;
О переводе;
О поощрении;
О предоставлении отпуска;
О наложении дисциплинарных взысканий.

3. Разработка, подготовка и составление Трудовых договоров.

4. Разработка, подготовка и заключение смежных гражданско-правовых договоров: подряда, оказания услуг, о материальной ответственности.

5. Составление и ведение Личных карточек сотрудников Т-2.

6. Ведение Табеля учета рабочего времени.

7. Ведение Книги по учету и движению трудовых книжек.

8. Консультации о производстве тех или иных действий в отношении сотрудника.

Для начала работы нам необходимо

1) Определить состояние кадрового учета в вашей организации и наличие документов.
2) Разработать и обсудить схему работы.
3) Определить ответственных сотрудников с обеих сторон для дальнейшего взаимодействия.
4) Если после предварительного анализа состояния кадрового учета мы придем к выводу что поставить кадровый учет невозможно из-за нехватки большого количества документов, мы дадим Вам рекомендации по устранению недостатков или предложим свои услуги по восстановлению кадрового учета.

Должностная инструкция утверждается руководителем и заверяется печатью организации т.е. на титульном листе в графе «Утверждаю» руководитель ставит свою подпись и дату утверждения.
Должностная инструкция разрабатывается для каждой должности в организации и содержит перечень должностных прав, обязанностей и ответственности работника в конкретной должности с учетом особенностей деятельности организации.

Штатное расписание

Для Штатного расписания предусмотрена унифицированная форма Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом.
Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Штатное расписание утверждается Приказом руководителя организации и изменения в него вносятся также в соответствии с Приказом руководителя организации.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – Правила) в соответствии со ст. 189 ТК РФ регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность работников, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у работодателя.
В соответствии с трудовым законодательством с Правилами должен быть ознакомлен каждый работник под роспись.
В Правилах должны быть установлены:
- сроки выплаты заработной платы с указанием конкретных дней ее выплаты работникам;
- дополнительные поощрения работников (если они есть);
- перерывы для отдыха и питания (на работах, где по условиям производства предоставление такого перерыва невозможно, в соответствии с действующим трудовым законодательством работодатель обязан обеспечить работнику возможность отдыха и приема пищи в рабочее время. В Правилах необходимо указать перечень таких работ и места для отдыха и приема пищи).

Правила являются документом, позволяющим работодателю отразить всю специфику трудовых отношений касаемо своей организации, с учетом своих интересов и интересов работника с целью стимулирования последнего к увеличению производительности труда. Правила должны соблюдать все нормы трудового законодательства и ни в коем случае не ухудшать условия труда работников.

Соглашение о неразглашении коммерческой тайны

Соглашение о неразглашении коммерческой тайны не является обязательным локальным нормативным актом, а составляется только по инициативе работодателя. Его составление имеет смысл только если работник в процессе осуществления трудовой деятельности имеет доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Данное Соглашение оформляется письменно и подписывается сторонами.
К коммерческой тайне могут относиться:
- входящая/исходящая документация организации;
- сведения о поставщиках и покупателях организации, ее деловых партнерах;
- тексты договоров, цены, количество договоров;
- финансовые взаимоотношения с контрагентами организации;
- результаты финансово-хозяйственной деятельности организации: объем закупок и продаж, оборот организации;
- состояние слада, объем товарных запасов.
Указанные выше сведения являются собственностью организации и не подлежат разглашению третьим лицам без письменного согласия руководителя организации.

Коллективный трудовой договор

Коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации, заключаемый между работниками и работодателем.
После заключения, Коллективный договор в семидневный срок направляется работодателем в соответствующий орган по труду по месту нахождения организации для уведомительной регистрации.
Орган по труду выявляет условия, ухудшающие положения работников и сообщает об этом представителям сторон и в государственную инспекцию труда. Условия, ухудшающие положение работников, недействительны и не подлежат применению. Коллективный договор вступает в силу сразу после его подписания, независимо от факта уведомительной регистрации.
Коллективный договор заключается на срок не более 3 лет и вступает в силу с момента его подписания сторонами. Срок его действия можно продлить, но на срок не более 3 лет.
После окончательного принятия и регистрации Коллективного договора, с ним необходимо ознакомить каждого сотрудника. Записи об ознакомлении вносятся либо в отдельный журнал, либо делается отметка об этом на трудовом договоре.

График отпусков ст.123 ТК РФ

Порядок составления Графика отпусков должен содержаться в Правилах внутреннего трудового распорядка или в Коллективном договоре. График должен содержать очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и сведения о времени распределения отпусков между сотрудниками всех структурных подразделений.
Что необходимо учитывать при составлении графика отпусков:
1) пожелания сотрудников
желательно, чтобы они письменно не возражали против периода отпуска.
2) трудовое законодательство
а. наличие стажа работы в соответствии со ст. 121, 122 ТК РФ
Сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск не ранее 6 месяцев с момента принятия на работу. В стаж работы, дающей право на ежегодный оплачиваемый отпуск не включаются:
- время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин ст. 76 ТК РФ;
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного возраста;
- время отпусков без сохранения заработной платы длительностью более 7 дней.
б. очередность отпусков
Отпуск в удобное время может предоставляться:
- мужу, в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам ст. 123 ТК РФ
- сотрудникам, в возрасте до 18 лет ст. 267 ТК РФ.
в. продолжительность отпуска
Рекомендуется вести в течение года списки сотрудников, имеющих право на дополнительные оплачиваемы отпуска.

График отпусков составляется по утвержденной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001г. №26. Сотрудник должен быть извещен о предстоящем отпуске не позднее чем за 2 недели до его начала письменном виде.