ПОНЯТИЕ ПОДОТЧЕТНОГО ЛИЦА

Подотчетными лицами признаются все штатные работники организации, работающие по трудовому договору, получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Подотчетными суммами могут оплачиваться
1. Хозяйственные нужны (расходы):
- ОС и МПЗ;
- канцелярские товары;
- почтовые расходы;
- проездные документы;
- и т.д.

2. Представительские расходы

3. Командировочные расходы:
- расходы на проезд до места назначения и обратно;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- расходы на провоз багажа;
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы по оплате услуг связи;
- расходы по получению и регистрации заграничного паспорта, виз;
- расходы по обмену валюты;
- суточные, выплачиваемы в пределах норм;
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

ПОНЯТИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

К представительским расходам относятся:
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
- транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских расходов.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

     Авансовый отчет заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом и предоставляется в бухгалтерию с документами, подтверждающими расходы.
Такими документами могут быть:
- товарный чек;
- кассовый чек;
- товарная накладная;
- счет-фактура;
- акт выполненных работ (оказанных услуг);
- командировочное удостоверение;
- квитанция;
- транспортные документы;
- другие подтверждающие документы.

Бухгалтер проверяет целевое расходование подотчетных сумм, наличие и правильность оформления документов, заполняет остальные графы авансового отчета – суммы, принятые к учету и счета бухгалтерского учета.
Затем, авансовый отчет утверждает руководитель и производится списание подотчетных сумм с сотрудника. Сумма неиспользованного аванса вносится в кассу, а сумма перерасхода возвращается сотруднику.?

ВИДЫ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и в безналичной формах.
Выдача подотчетных сумм осуществляется на основании заявления сотрудника, подписанного руководителем компании.
С 2012г вступило в действие «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ» от 12.10.2011г №373-П, утвержденное ЦБ РФ. Данное положение внесло ряд изменений в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами.

Наличные расчеты с подотчетными лицами

Выдача наличных денег под отчет сотруднику оформляется расходным кассовым ордером. При этом сотрудник обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Заявление должно содержать собственноручную подпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, а также дату и подпись руководителя.
Ранее (до 2012г) наличные денежные средства выдавались по отчет сотрудникам на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц и сроков, в которые они должны отчитаться.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу сдать авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Если в указанный срок сотрудник не представит авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника.
Выдача наличных денег под отчет возможна только при отсутствии у подотчетного лица задолженности по ранее полученной под отчет сумме.
Приказом руководителя устанавливаются сроки:
- проверки авансового отчета;
- утверждения отчета руководителем;
- окончательного расчета по авансовому отчету.
Прием остатка наличных денег производится по приходному кассовому ордеру.

Безналичные расчеты с подотчетными лицами

Преимущества:
- нет необходимости сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче денег под отчет;
- нет необходимости оформлять кассовые документы;
- нет необходимости снимать с расчетного счета деньги.
Недостатки:
- многие банки отказываются перечислять деньги сотрудникам с формулировкой «под отчет» ссылаясь на Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006г. №36-3/2408, согласно которому Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. При этом, согласно п. 2.5 «Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», утвержденного Банком России 24.12.2004г. №266-П: Клиент – юридическое лицо (ИП), осуществляет с использованием расчетных карт следующие операции: оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, ИП, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ; иные операции, в отношении которых не установлен запрет на их совершение.;
- Денежные средства, перечисленные на карты сотрудникам как подотчетные, могут быть переквалифицированы налоговыми органами как заработная плата. За этим может последовать доначисление зарплатных налогов, НДФЛ, пеней и штрафов.
Чтобы обезопасить себя и минимизировать налоговые риски, необходимо:
1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
2. Четко указывать в назначении платежа: перечисление подотчетных средств.
3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к ним подтверждающих документов.?

п 4.4 Положения №373-П

ст. 137 ТК РФ

п.3.4 Положения №373-П

ДОКУМЕНТЫ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ РАСХОДЫ ПОДОТЧЕТНОГО ЛИЦА

1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы
- чек контрольно-кассовой техники;
- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является сотрудник;
- подтверждение кредитного учреждения, в котором у сотрудника открыт счет, проведенной операции по оплате;
- другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

2. Документы, подтверждающие электронные проездные билеты
В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п.2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006г. №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и ИП наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Таким образом, если авиабилет в бездокументарной форме (электронный), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на его приобретение для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

3. Документы, подтверждающие расходы в виде суточных, выданных командированному сотруднику
Таким подтверждением может быть командировочное удостоверение.
В соответствии с п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 настоящего Положения.
Согласно п.7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда, дата выезда), кроме случаев, указанных в п.15 Положения.
Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, а срок нахождения в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.

ст. 252 НК РФ

Письмо Минфина от 10.11.2011г. №03-03-07/51

Письмо Минфина от 27.02.2012г. №03-03-07/6

Письмо Минфина от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741

СЧЕТА УЧЕТА  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

В бухгалтерском учете учет расчетов с подотчетными лицами учитывается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000г. указано, что счет 71 предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
Выданы под отчет денежные средства:
Д71  К50,51

Учтены расходы, произведенные сотрудником в интересах организации:
Д20,25,26,44  К71

Оприходованы внеоборотные активы (ОС), МПЗ, товары:
Д 08,10,41  К71

Сотрудником погашена задолженность перед контрагентом:
Д60,76  К71

Возврат в кассу неиспользованной подотчетной суммы:
Д50 К71

Не возвращенные вовремя подотчетные суммы списаны на недостачи:
Д94 К71

Не возвращенные вовремя подотчетные суммы удержаны из заработной платы:
Д70 К94

Не возвращенные вовремя подотчетные суммы не могут быть удержаны из заработной платы:
Д73 К94
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумму, выданной под отчет.

СЧЕТА УЧЕТА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

В Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000г. указано, что счет 26 «Общехозяйственные расходы» может списываться в дебет 20 «Основное производство»:
Д26 К71,60,76
Д20 К26
или в дебет счета 90 «Продажи»:
Д26 К71,60,76
Д90.2 К26.

Организации, осуществляющие торговую деятельность, в соответствии с Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000г., представительские расходы учитывают на счете 44 «Расходы на продажу»:
Д44 К71,60,76

Д90.2 К44.

НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

Что не учитывается:
В п.2 ст.264 НК РФ содержится закрытый перечень представительских расходов. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний.
В Письме ФНС России от 18.04.2007г. №04-1-02/306@, а также в Письме Минфина России от 16.04.2007г. №03-03-06/1/235 сказано, что в составе представительских расходов не учитываются затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей других компаний, издержки, связанные с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы, а также расходы по проживанию.
Если проведенные мероприятия не носят официальный характер либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина РФ от 05.04.2005г. №03-03-01-04/1/157, а также Письмо Минфина РФ от 01.11.2010г. №03-03-06/1/675).

Представительские расходы признаются только при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода и имеют документальное подтверждение.
Под документальным подтверждением понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Согласно Письму Минфина РФ от 01.11.2010г. №03-03-06/1/675, а также Письму Минфина РФ от 13.11.2007г. №03-03-06/1/807 документами, служащими для подтверждения представительских расходов могут являться:
1. Приказ руководителя организации об осуществлении представительских расходов с указанием цели.
2. Смета представительских расходов, программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей.
3. Первичные документы (счет ресторана, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т.д. включая справку бухгалтера).
4. Отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели;
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.

Расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, в случае из осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010г. №03-03-06/1/176, также Письмо Минфина РФ от 09.06.2004г. №03-02-05/1/149, также Постановление ФАС Уральского округа от 10.11.2010г. №Ф09-7088/10-С2).
Под обычаями делового оборота понимается (ст.5 ГК РФ) сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

В случае, если переговоры не достигли поставленной цели, (например, контракт не заключен), такие расходы также можно учесть в представительских расходах. Арбитражные суда свидетельствуют в пользу налогоплательщика (Постановление ФАС Уральского округа от 23.12.2008г., также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.11.2005г. №А44-1354/2005-15, также Постановление ФАС Поволжского округа от 29.03.2005г. №А12-18384/04-С36).
Кроме того, расходы налогоплательщика не могут оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата, о чем говориться в Определении КС РФ от 04.06.2007г. №320-О-П.
Для того чтобы избежать споров с налоговыми органами в тех случаях, когда цель переговоров не достигнута, рекомендуется в протоколе проведения мероприятия подробно изложить обсуждаемые вопросы, по каким из них не достигнуто соглашение, причины. Чем подробнее будет вестись протокол официального мероприятия, в связи с которым у организации возникают представительские расходы, тем меньше вопросов будет со стороны налоговых органов.
 

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

НДС

НДФЛ

СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ